立替金とは？仕訳方法、他の勘定科目との違いについて解説！

会計処理において立替金は、日常的に発生する勘定科目です。適切に処理しなければ経理上の混乱を招きかねません。

本記事では立替金の基礎知識から仕訳方法、他の勘定科目との違いまで詳しく解説します。経理担当者はもちろん、経営者や個人事業主にとっても必要な知識です。

立替金とは？

立替金は日々の会計業務でよく目にする勘定科目ですが、正確な理解がなければ処理ミスにつながります。まずは、勘定科目としての立替金の定義と基本的な性質を解説します。

立替金の定義と基本的な性質

立替金とは、取引先や従業員などが本来負担すべき金銭を、一時的に会社が立て替えた際に処理する勘定科目です。

会社の帳簿において資産勘定科目の一つとして扱われ、後に返済してもらうことが前提となっています。

立替金は会社の資産として計上され、貸借対照表の流動資産の部に記載されます。会社から見れば、立て替えた金額は債権として認識されるため資産に分類されるのです。

立替金の相手は社内・社外にかかわらず、また個人・法人を問わず、取引先、役員、従業員などの関係者が対象となるのです。いずれの場合も本来相手が支払うべき金額を会社が一時的に肩代わりするという点が共通しています。

立替金の特徴と処理の流れ

立替金の特徴として、金銭の立て替えが一時的であり、回収するまでのスパンが短いことが挙げられます。長期にわたって回収されない場合は、立替金としての性質を失い、貸付金などに振り替える必要が生じるでしょう。

立替金は極めて短期的な金銭の融通であり、通常は利息がつきません。相手に対して融資をする意図はなく、あくまで便宜上の立て替えという性質だからです。

立替金として計上した後、金銭を返済してもらった際には、貸方としてもう一度仕訳をしなければなりません。この二段階の処理が立替金の基本的な流れとなり、最終的に立替金の残高がゼロになることが理想的です。

立替金の具体的な事例

従業員が負担すべき雇用保険料などの社会保険料、先方負担の仕入諸掛を立替え払いした場合などが立替金の例です。会社が一時的に立て替えて支払い、後日従業員から回収するという流れになります。

役員の旅費を会社が立て替えて支払う場合も立替金として処理されます。役員個人の私的な旅費であれば、会社の経費ではなく役員個人が負担すべきものであるため、一時的な立て替えとして処理するのが適切です。

取引先が支払うべき手数料を、会社が立て替えて支払った場合も立替金として計上します。たとえば、輸送費や通関手数料など、本来取引先が負担すべき費用を便宜上会社が支払った場合がこれに当たります。

立替金と仮払い金、貸付金、預かり金との違い

勘定科目には立替金と似た性質を持つものがいくつか存在するため注意が必要です。

それぞれの違いを正確に理解することで、適切な会計処理が可能になります。ここでは立替金と混同されやすい主要な勘定科目との違いを解説します。

項目	立替金	仮払金	貸付金	預り金
概要	会社が従業員や取引先などの費用を一時的に立て替えた場合に用いる勘定科目	まだ金額が確定していない費用を概算で支払った場合に用いる勘定科目	会社が従業員や取引先にお金を貸し付けた場合に用いる勘定科目	会社が従業員や取引先から一時的に預かったお金を管理するために用いる勘定科目
発生場面	従業員の出張費、取引先の支払遅延など	出張旅費の概算払い、交際費の概算払いなど	従業員への住宅資金貸付、取引先への運転資金貸付など	給与から控除した社会保険料、取引先からの保証金など
会社の資産/負債	資産	資産	資産	負債
返済の有無	有	有 (精算後)	有	有
金額の確定	確定している	未確定	確定している	確定している
相手との関係	一時的な肩代わり	概算払い	金銭の貸し借り	一時的な預かり
税務調査での重点確認事項	残高の妥当性、回収可能性	残高の妥当性、精算状況	回収可能性、利息の計上	残高の妥当性、管理状況

立替金と貸付金の違い

貸付金は返済期日が設けられているのに対し、立替金には返済期日が設けられることが少ないです。貸付金は融資という性質上、いつまでに返済するかが契約で明確に定められています。

貸付金は契約内容によって使用用途が決められる場合もありますが、立替金は特定の支払いを目的とした金銭であるため使用用途が明確です。貸付金は借り手が自由に使える資金として貸し出されるのに対し、立替金は特定の支払いのため立て替えるという違いがあります。

立替金の処理が遅れると、税務署から「立替金ではなく貸付金として扱うべきだ」と指摘される可能性があり、その場合は受取利息の計上を求められることになります。税務上は長期間回収されない立替金は実質的な貸付金と見なされるため注意が必要です。

立替金と仮払金の違い

仮払金は会社の経費となるのが前提の費用であるのに対し、立替金は会社の経費ではありません。仮払金は出張旅費や経費精算などに使われ、最終的には会社の費用として計上されます。

仮払金は「会社の経費として支出予定の金銭であり、最終的に費用として計上される」のに対し、立替金は「他者が本来負担すべき金銭を一時的に肩代わりするもの」です。

仮払金は会社の業務のための支出である一方、立替金は他者のための支出という根本的な違いがあります。

事前に一定額を支払い、精算後に釣りを受け取る場合は立替金ではなく仮払金勘定で処理する方が望ましいです。出張費や交際費の前渡しなどがこれに該当し、後日精算することで実際の費用が確定します。

立替金と預り金の違い

立替金は会社が一時的に立て替えた金銭を記録する資産勘定科目であるのに対し、預り金は他者から一時的に預かった金銭を記録する負債勘定科目です。両者は会計上の性質が真逆の関係にあります。

立替金は会社が支払う立場であるのに対し、預り金は会社が受け取る立場である点が大きく異なります。立替金では会社から金銭が出ていくのに対し、預り金では会社に金銭が入ってくるという資金の流れが反対です。

立替金は後で回収することが前提であるのに対し、預り金は後で返還することが前提です。従業員の源泉所得税や社会保険料の預り金などは、後日税務署や年金事務所などに納付するため、一時的に預かっている状態を表します。

立替金の仕訳

立替金の適切な仕訳方法を理解することは、正確な会計処理のために不可欠です。発生時の仕訳と回収時の仕訳それぞれについて、具体例を交えながら解説します。

立替金が発生した場合の仕訳方法

立替金が発生した場合、借方に「立替金」、貸方に「現金」などの支払手段を記入します。これは会社資産である現金などが減少し、代わりに立替金という別の資産が増加したことを意味しているのです。

例えば、取引先が支払うべき手数料1万円を立て替えた場合、借方に「立替金 10,000円」、貸方に「現金 10,000円」と仕訳します。この仕訳により、会社が取引先に対して1万円の債権を持っていることが明確になります。

役員の旅費4万円を会社が立て替えて支払う場合、借方に「立替金 40,000円」、貸方に「現金 40,000円」と仕訳するのです。この処理により、役員個人が負担すべき旅費を会社が一時的に立て替えたことが帳簿上で明確になるでしょう。

立替金を回収した場合の仕訳方法

立替金を回収した場合、借方に「現金」などの受取手段、貸方に「立替金」を記入します。これにより立替金という資産が減少し、代わりに現金などの資産が増加したということです。

例えば、取引先から手数料1万円の立替金を回収した場合、借方に「現金 10,000円」、貸方に「立替金 10,000円」と仕訳します。この仕訳により、立て替えていた債権が回収されて現金化したことが明確になるでしょう。

役員報酬から立て替えていた4万円を天引きした場合、借方に「現金 40,000円」、貸方に「立替金 40,000円」と仕訳します。役員報酬全額から立替金を差し引いた金額を支払う形となり、役員への実際の支払額は報酬から立替金を差し引いた金額になるのです。

立替金の仕訳における注意点

立替金の処理は速やかに行うことが重要であり、処理が遅れると貸付金として扱われる可能性があります。

特に税務調査では長期間回収されていない立替金について厳しくチェックされるため注意が必要です。

立替金には利息がつかない元の金額を記載するため、回収までに時間がかかった場合は、立替金ではなく貸付金振替をする必要があります。貸付金に振り替える際には、適正な利息を計上することが税務上求められるでしょう。

まとめ

立替金は取引先や従業員などが本来負担すべき金銭を会社が一時的に立て替えた際に使用する勘定科目です。短期的な立て替えであり利息はつきません。仮払金、貸付金、預り金とは性質が異なるため、正確に区別して処理することが重要です。

発生時には借方に立替金、貸方に現金などを記入し、回収時には借方に現金、貸方に立替金を記入します。処理の遅れは税務上の問題を引き起こす可能性があるため、速やかな処理と回収を心がけましょう。